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以琳翻译会议及电话会议沟通

编辑:杭州以琳翻译有限公司  时间:2015-12-30

 以琳杭州翻译公司在项目管理过程中发现,电子邮件始终都只是传递信息的渠道,而不是解决问题的渠道,真正碰到看似无法解决的问题时,仍然必须借助电话沟通或者面对面地开会,才有助于达成一致意见。

一、 项目会议管理

有关项目会议的重要性,我们在论述项目各主要阶段时已有所涉及,除了一些重要的项目会议如内部启动会议、外部启动会议、项目总结会议之外,在项目运作过程中,项目经理也应根据实际需要,及时召开项目会议,协调并解决问题,确保项目能够平稳地向前推进。

由于项目经理是项目沟通的核心枢纽,因此通常由项目经理来召开项目会议。具体而言,在项目会议得到召集与管理上,有如下注意事项:

作为从事语言服务的企业,应充分利用一些沟通工具如Outlook等的便利。就组织项目会议而言,一般应提前24个小时向与会人员发送邀请邮件。此外,在发送邀请邮件之前,可通过Outlook的“日历”功能查看相关人等的日程安排。邀请邮件上的开会时间应避免与已有日程安排相冲突;

在发送会议邀请邮件时,应同时附上会议议程,以便与会人员能了解会议的主要目的,并预先做好相应的准备工作;

无论受邀人员同意还是拒绝参加会议,都应及时将Outlook上的日程安排加以更新。这样,其他人员就可以随时了解到整个项目会议的参与情况。当然,如果确实需要某些人员与会,而原定的会议召开时间又有冲突,项目经理就只能进一步协调,结合项目实际需要另行安排会议时间。

召开项目会议的目的是为了解决问题,因此,事前做足准备工作,往往对会议的成功能起到很大的帮助作用,否则极有可能陷入议而不决的局面。在会议成功召开之后,项目经理应在第一时间内形成会议记录,并发送给所有与会人员;对于会议上达成行动事项的,还应指明具体的负责人及完成任务的截止期限。

二、 项目电话会议

就翻译行业而言,电话会议的频率可能远高于常规的面对面会议。毕竟,作为从事语言服务的行业,翻译项目所服务的客户可能远在不同的国家或地区,此外,在同一翻译项目上一起工作的生产团队也可能遍布世界各地,要将这些人召集在一起面对面地开会,时间上难以安排不说,成本可能也会极其巨大。因此,电话会议在翻译项目沟通中得到了广泛利用,这既包括采用传统电话作为媒介所召开的会议,也包括采用新的数字媒介如Microsoft Office Communicator 或者Skype等召开的会议,后者的成本要远低于传统电话会议的成本。

召开项目电话会议需注意如下事项:

与与常规面对面地项目会议一样,通常也应在电话会议召开前24个小时向与会人员发送会议邀请,同时在邮件中还应附上会议日程和相应的拨号信息。

由于电话会议是为了解决远距离沟通的问题,因此项目经理在召集前一定要考虑时区问题。对于一个管理着几十种语言且位于亚洲的项目经理而言,比较典型的会议时间安排就是:上班之后先与位于美洲的人员召开电话会议进行沟通,下班之前再与位于欧洲的人员召开电话会议进行沟通。

推荐使用Microsoft Office Communicator 或者Skype等工具来召开电话会议,这类工具在效果上并不输于传统的电话,但使用成本则要低很多,用起来也很方便,基本上有一台带声卡的电脑和耳麦,连上互联网就可以了。

与传统面对面地会议形式相比,电话会议确实有其不足之处,因为很多信息并不是单纯通过电话上的语音沟通就能说清楚的,一些重要文件、数据、图表等,必须借助某种形式让与会人员同时看到,才能聚焦于此并展开讨论。为弥补这一不足,可以采用如Microsoft Office Live MeetingGoToMeeting等视频会议工具,这样会议的实际效果就能够媲美面对面的传统会议了。


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